Bien que le processus de concertation puisse évoluer, certaines balises méthodologiques peuvent guider sa construction et le choix d’outils appropriés.
Elles sont présentées ci-dessous selon les 3 phases traditionnelles en matière de gestion de projet.
Phase préparatoire
La phase préparatoire mérite une grande attention. L’équipe projet d’attardera sur les points suivants :
Poser le cadre de la concertation : formaliser la volonté d’engager une concertation et si elle s’inscrit dans un cadre plus global, déterminer les objectifs quantitatifs et qualitatifs, identifier les moyens mis à disposition (logistique, financier, expertise…), renseigner sur quel périmètre géographique va se dérouler la concertation et sur combien de temps.
Identifier les parties prenantes qui pourraient être touchées par le projet et les jeux de pouvoir (ou d’influence) entre les acteurs concernés par la concertation. Parmi ceux-ci, relever les cibles prioritaires et leurs attentes légitimes. Des entretiens en interne et/ou en externe pourront être prévus.
Communiquer clairement : définir les outils de communication les plus opportuns pour annoncer la concertation et toucher les cibles identifiées préalablement. Déterminer comment les résultats seront communiqués.
Réaliser un état de lieux du contexte : relever les opportunités pouvant favoriser le processus de concertation ou à l’inverse, les menaces pouvant freiner le processus. Une analyse de ressources documentaires pourra également être appropriée.
Préciser les règles de fonctionnement : définir les outils d’intelligence collective utilisés pour renforcer le caractère participatif, comment les résultats de la concertation seront valorisés et qui prendra les décisions.
Phase de mise en oeuvre
Les facteurs de réussite de la concertation dépendent de plusieurs facteurs.
Les conditions logistiques : Lors des séances collectives, les conditions logistiques sont déterminantes pour garantir le succès de la concertation. Elles auront un impact sur l’ambiance, les échanges et la façon dont le groupe va globalement se comporter.
La communication et l’apprentissage passent souvent mieux sans barrière physique. Cela baisse aussi naturellement le degré d’agressivité entre les participants. Une disposition de la salle en cercle ou en demi-cercle est conseillée. Evitez à tout prix l’organisation « estrade/public » qui polarise la salle et crée un climat peu propice au travail collaboratif.
Les conditions en visioconférence : pour les concertations organisées en format distanciel, pour mettre toutes les chances de son côté, il y aura certains points d’attention :
- Rassembler le matériel (micro, caméra, outil de visioconférence…) et le tester avant de démarrer
- Trouver un endroit calme et avec un décor neutre
- Choisir les paramètres de la réunion (salle d’attente, micro des participants désactivé…)
- Penser aux règles à instaurer pour prendre la parole (fonction « lever la main »…)
- Proposer des fonctionnalités qui favorisent l’interactivité (sondage, tableau blanc, Mind Map…)
- Toujours penser à une alternative en cas de problème de connexion
La structuration de la rencontre : pour structurer la rencontre et faciliter le travail collaboratif en séance (présentiel et/ou distanciel), divers aspects doivent être considérés :
- Rappeler le contexte dans lequel se déroule la concertation
- Formuler les objectifs de la démarche de concertation
- Utiliser un brise-glace pour entamer le processus de reconnaissance mutuelle et inciter à l’interactivité
- Présenter les modalités opérationnelles de la concertation
- Recueillir les attentes et les craintes des participants sur le processus participatif
- Annoncer les règles du jeu en toute transparence et notamment le rôle de l’animateur
- Favoriser le débat en utilisant des outils d’intelligence collective en créant une ambiance constructive
- Acter les points d’accord et les désaccords, synthétiser les productions
- Recentrer le débat sur la recherche de solutions partagées, équilibrer les prises de parole
- Clôturer la rencontre par une évaluation à chaud des participants
Phase de suivi et d'évaluation
La clôture du processus : après la phase de concertation en tant que telle, une dernière étape est de veiller à ce que les suites soient correctement communiquées aux participants, aux éventuels absents et plus largement à la population.
Evaluation du processus : la démarche de concertation dans sa globalité peut être évaluée. Elle peut être réalisée en interne et/ou collectivement en interrogeant les acteurs impliqués.
Plusieurs aspects seront abordés : Est-ce que la concertation a atteint ou non les objectifs fixés au départ ? Les ressources investies ont-elles été bien utilisées ? De quelle façon ont été produits les résultats obtenus ? Le processus a-t-il respecté les critères de qualité et d’éthique souhaités ? La démarche collective a-t-elle généré d’autres résultats que l’on n’avait pas anticipés au départ ? A-t-on correctement valorisé l’engagement des parties prenantes dans le processus de concertation ? A-t-on correctement communiqué sur le processus participatif engagé ? Les décisions des autorités ont-elles pris en compte les résultats de la concertation ?